AviCenna ile ilk gelişinde hastaya bir numara verilir ve bundan sonra yapılan tüm işlemler bu numara üzerinden yürütülür. Aynı hastaya ikinci dosya açılmaması için aynı T.C. kimlik numaralı ikinci bir hasta kaydı açılması engellenir ve ad, soyad, baba adı, ana adı aynı olan ikinci bir hasta kaydedildiğinde kullanıcı uyarılır.

Hastanın; kişisel kimlik, pasaport (yabancılar için) ve erişim bilgileri (ev adresi, iş adresi, ev telefonu, iş telefonu, cep telefonu, e-posta, web sitesi), yakınları ve referansları, hastalar arasındaki aile ve akrabalık bağları kayıt altına alınır. Hastalara ilişkin girilen bilgilerden zorunlu olanlar yönetim ekranları aracılığı ile belirlenebilir.

Hasta bilgileri MERNİS sistemi üzerinden sorgulanıp, T.C. kimlik numarasını bilmeyen hastaların T.C. kimlik numarası AviCenna içerisinden araştırılabilir.

Hastaların hiçbir zaman değişmeyecek olan tıbbi bulguları (allerjiler, kullanılan ortez ve protezler, sürekli kullanılan ilaçlar, risk faktörleri - alkol, sigara bağımlılığı gibi - geçirilmiş olan operasyonlar, kronik hastalıklar...) kaydedilip, gereken ekranlarda bu durumla ilgili kullanıcılar otomatik olarak uyarılır.

Kaydedilen hastaların daha sonraki gelişlerinde kolaylıkla tanınabilmesi için hastalara barkodlu tanıtım etiketleri veya kartları yazdırılır. Hasta dosyalarına yapıştırılmak üzere barkodlu etiketler üretilip, arşivde hasta dosyalarının hızlı transfer edilmesi için barkod okutulduğu anda dosya transfer hareketleri kaydedilir.

AviCenna'ya kayıtlı hastaların ülkelere, illere, cinsiyete, yaş aralıklarına ve taşıdıkları hastalık, allerji, ortez protez gibi tıbbi bulgulara göre istatistikleri alınabilir.

Hastanenizdeki diğer yazılımlarla hasta bilgilerinin değişimi AviCenna içerisindeki HL7 entegrasyonu sayesinde kolaylıkla yapılır.