Imaging

Imaging EDYS’nin en önemli fonksiyonlarından biridir. Elektronik ortam dışında bulunan kağıt, film, slayt gibi bilgileri elektronik ortama atar. Bu bilgileri imaj olarak saklar, arşivler ve gerek duyulduğunda geri çağırır.

İş Akışı

İş akışı, iş bilgilerinin otomatik olarak işlenmesi için tasarlanmıştır. İş akışı ile dokümanların yönlendirilmesi tanımlanabilir ve otomatik olarak bu bilgiler yönetilebilir. Bu sayede organizasyonlar daha çabuk karar verir, üretimini arttırır, müşteri desteğini geliştirir ve kalite kontrolünü sağlar.

CD ve Optik Saklama

Kağıt ya da elektronik ortamdan elde edilen bilgilerin yönetilmesidir.

Cold  (Computer Output to Disk)

Dışarıda oluşmuş veriyi kendi print formatlarında oluşturan raporları indeksleyen ve sabit disk ya da optik diske arşivleyen sistemdir. Yakalanan raporlar geri çağrılabilir ya da sorgulanabilir.

Doküman Girişi

EDYS’ne doküman girişi sağlayan fonksiyondur. Doküman girişi tarayıcı, doküman capture sistemi, karakter tanıma ve form işleme sistemlerinden oluşabilir. 

GroupWare

Bilgilerin organize edilmesi ve paylaştırılması için kullanılır. Groupware (Lotus Notes, MS Exchange, Novell,vb) entegrasyonu e-postaların arşivlenmesini sağlar.

Döküman Yönetimi

Elektronik ortamda oluşturulmuş dokümanların daha düzenli bir şekilde saklanması ve yönetilmesi içindir. Çok kullanıcılı platformda dokümanların ek bilgilerle (yazar, tarih, doküman türü, versiyon) saklanması ve/veya doğru kullanıcıya yönlendirilmesi, indekslenmesi ihtiyacı organizasyonları doküman yönetimine yöneltmiştir.

Elektronik Yayın

Dokümanların sisteme alınmasına kadar dokümanların sistem içinde ya da dışında yayınlanması da önemlidir. Datalar CD-Rom’a kopyalanabilir ve kullanıcı sisteme bağlı olmadan CD’deki dataya ulaşabilir. Diğer bir yöntem İnternet’tir. Organizasyonlar bilgileri İnternet üzerinde yayınlayabilir. Bu sayede sürekli güncel bilgiye ulaşılabilir.

Kayıt Yönetimi

Tüm EDYS veriyi saklamak ve gerektiğinde kullanıcıya sunmak zorundadır. En çok kullanılan saklama ortamı jukebox’lardır. Jukebox diğer saklama ünitelerinden daha ucuzdur ve daha fazla bilgiyi barındırabilir. Jukebox’ların yönetiminde özel yazılımlar kullanılmaktadır. Bu yazılımlar her bir medyayı  ayrı ayrı indeksleyebildiği gibi tek bir disk olarak da kullanabilir.

Arama ve Geri Çağırma

Text ve anahtar alan arama sistemleri kullanıcıya ihtiyaç duyduğu bilgiye ulaşmada yardımcı olur